Denna bolagsstyrningsrapport har upprättats som en från årsredovisningen skild handling. Upplysningar enligt 6 kap. 6 § årsredovisningslagen, stycke 2, punkt 3-6 återfinns i förvaltningsberättelsens delar för aktierelaterad information samt bolagsstyrning i årsredovisningen.

Verksamheten och styrningen av BE Group

BE Group AB (publ) är ett svenskt aktiebolag som är noterat på Nasdaq Stockholm. Styrningen av BE Group grundas på den svenska aktiebolagslagen och årsredovisningslagen, Nasdaq Stockholms regelverk, Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”), BE Groups bolagsordning samt andra relevanta regelverk. Information om bolagets verksamhet finns på bolagets hemsida, www.begroup.com.

Aktieägarna utövar sin beslutanderätt vid årsstämman (samt vid eventuella extra bolagsstämmor) som är bolagets högsta beslutande organ. Styrelse och styrelsens ordförande utses av årsstämman medan verkställande direktör utses av styrelsen.

Bolagets redovisning samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning av bolaget granskas av revisorer utsedda av årsstämman. Årsstämman beslutar om principer för tillsättande av valberedningen, som tar fram förslag till årsstämman inför bland annat val och arvodering av styrelse och revisorer. Förutom lagar, regler och Koden tillämpar BE Group interna styrinstrument så som uppförandekod och informationspolicy.

Aktieägare

Ägande och aktiekapital

BE Groups aktiekapital uppgick den 31 december 2022 till 260 202 480 SEK fördelat på 13 010 124 aktier. Samtliga aktier i bolaget har lika rätt i alla avseenden. Vid årsskiftet hade BE Group 12 101 aktieägare. Bolagets största ägare var AB Traction, Svedulf Fastighets AB, Avanza Pension och Quilter Inter Isle of Man Ltd. Andelen utländskt ägande uppgick till 11,1 procent. Bolagets innehav av egna aktier uppgick vid årsskiftet till 26 920 (0,2 procent av aktiekapitalet). Mer information om aktieägarstrukturen i BE Group lämnas på www.begroup.com.

Årsstämma

Till årsstämmans uppgifter hör att besluta om utdelning, fastställande av resultat- och balansräkning, ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör, val av styrelseledamöter, styrelseordförande och revisorer, fastställande av arvode till styrelseledamöter och revisorer, antagande av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt, i förekommande fall, antagande av principer för utnämnande av valberedning. På årsstämman har aktieägare möjlighet att ställa frågor om bolaget och i normalfallet är samtliga i styrelsen samt bolagsledningen och revisorerna närvarande för att kunna besvara sådana frågor.

Årsstämman 2022 ägde rum den 21 april i Malmö. Vid stämman var 6 453 484 aktier närvarande, fördelat på 25 aktieägare som deltog personligen eller genom ombud. De representerade aktierna motsvarade 49,7 procent av det totala antalet aktier i BE Group. Protokollet finns tillgängligt på bolagets hemsida, www.begroup.com.

Stämman beslutade om omval av styrelseledamöterna Jörgen Zahlin, som även omvaldes som ordförande för styrelsen, Lars Olof Nilsson, Mats O Paulsson och Petter Stillström samt nyval av Monika Gutén. Som revisor omvaldes revisionsbolaget Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB.

Några av stämmans övriga beslut var att:

• i enlighet med styrelsens förslag lämna utdelning för 2021 med 12 kronor per aktie;
• styrelsearvode ska utgå med ett sammanlagt belopp om 1 380 000 SEK, varav 460 000 SEK till ordföranden och 230 000 SEK vardera till övriga bolagsstämmovalda ledamöter. Stämman beslutade vidare att ersättning för arbete i revisionsutskottet ska utgå med totalt 160 000 SEK;
• godkänna styrelsens rapport över ersättningar enligt 8 kap. 53 a § aktiebolagslagen;
• bemyndiga styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen och längst till årsstämman 2023, fatta beslut om överlåtelse av egna aktier, i syfte att möjliggöra finansiering av mindre företagsförvärv.

Årsstämma 2023

BE Groups årsstämma hålls den 20 april kl. 16.00 i Malmö. Mer information finns tillgänglig på bolagets hemsida, www.begroup.com.

Valberedning

Enligt årsstämmans fastställda principer ska valberedningen bestå av fyra ledamöter, som, utöver styrelsens ordförande, ska utgöras av representanter för de tre röstmässigt största ägarna i bolaget per den 31 augusti respektive år. Namnen på de tre ägarrepresentanterna samt vilka aktieägare de företräder ska offentliggöras så snart valberedningen har utsetts och senast sex månader före årsstämman. Ordförande i valberedningen ska, om inte ledamöterna enas om annat, vara den ledamot som representerar den röstmässigt största aktieägaren. Om en ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört kan ersättare inträda från samma aktieägare. Om väsentlig förändring sker i bolagets ägarstruktur efter den 31 augusti, finns regler för hur valberedningens sammansättning kan ändras. Valberedningen inför årsstämman 2023 utgörs av Petter Stillström, AB Traction, ordförande, Jörgen Zahlin, (styrelseordförande i BE Group), Alf Svedulf, Svedulf Fastighets AB och Johan Ahldin, The Pure Circle AB.

Valberedningen har till uppgift att till årsstämman lämna förslag på styrelseordförande och övriga styrelseledamöter jämte ett motiverat yttrande beträffande förslaget, föreslå arvode till styrelsen och revisor, föreslå eventuell ersättning för utskottsarbete, lämna förslag på revisor samt lämna förslag på person att vara ordförande vid årsstämman. Därutöver ska valberedningen även bedöma styrelseledamöternas oberoende i förhållande till bolaget och större ägare.

Vid framtagande av sitt förslag till styrelsen inför årsstämman 2022 och årsstämman 2023 har valberedningen tillämpat följande mångfaldspolicy. Styrelsen ska som helhet ha en ändamålsenlig samlad kompetens och erfarenhet för den verksamhet som bedrivs samt för att kunna identifiera och förstå de risker som verksamheten medför. Valberedningen strävar efter att uppnå mångfald i styrelsen. Målsättningen med mångfaldspolicyn är att styrelsen ska bestå av ledamöter med varierande branscherfarenhet, kompetens, geografisk bakgrund och med en varierande utbildnings- och yrkesbakgrund som sammantaget bidrar till ett oberoende och kritiskt ifrågasättande i styrelsen, samt en jämn könsfördelning ska eftersträvas. Årsstämman 2022 beslutade att utse styrelseledamöter i enlighet med valberedningens förslag, vilket innebär att fem ledamöter valdes, varav en kvinna och fyra män. Vad gäller valberedningens ambitioner om en jämnare könsfördelning har den inte kunnat uppfyllas, men valberedningens fortsatta ambition är att skapa en jämnare könsfördelning i styrelsen.

Valberedningen har som underlag för sina förslag inför årsstämman 2023 gjort en bedömning huruvida styrelsen är ändamålsenligt sammansatt och uppfyller de krav som ställs på styrelsen till följd av bolagets verksamhet, position och förhållande i övrigt. Till grund för denna bedömning har valberedningen bland annat tagit del av relevanta delar av den utvärdering av styrelsens arbete som genomförts under ledning av styrelsens ordförande.

Styrelsen och dess arbete

Sammansättning

BE Groups styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av lägst tre och högst tio ledamöter, vilka väljs på årsstämma för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Bolagets styrelse, som valdes av årsstämman 2022 har under året bestått av fem ledamöter: Jörgen Zahlin (ordförande), Monika Gutén, Lars Olof Nilsson, Mats O Paulsson och Petter Stillström samt arbetstagarrepresentanten Ida Strömberg. Ytterligare presentation av styrelsens ledamöter finns i årsredovisningen och på www.begroup.com. Samtliga är oberoende i förhållande till BE Group och bolagsledningen. Med undantag av Petter Stillström, är samtliga att betrakta som oberoende i förhållande till BE Groups större ägare.

Från koncernledningen deltar normalt verkställande direktören och bolagets CFO vid styrelsemötena och redogör för utvecklingen inom koncernen. Utöver dessa har andra tjänstemän i BE Group samt externa parter deltagit i styrelsens sammanträden såsom föredragande av särskilda frågor. Bolagets CFO har varit styrelsens sekreterare under 2022.

Styrelsens arbetsformer

Styrelsen är utsedd av BE Groups ägare för att ytterst svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Vid det konstituerande styrelsemötet direkt efter årsstämman antar styrelsen en arbetsordning som närmare reglerar dess arbete och ansvar samt de särskilda arbetsuppgifter som faller på styrelsens ordförande.

Styrelsens ordförande, Jörgen Zahlin, leder styrelsens arbete och följer verksamheten genom en kontinuerlig dialog med verkställande direktören. Styrelsen får genom månatliga rapporter och vid styrelsemöten information om BE Groups ekonomiska och finansiella läge. Inför varje styrelsemöte går ordföranden och verkställande direktören igenom de frågor som ska tas upp på mötet. Underlag för styrelsens behandling av ärenden skickas till ledamöterna cirka en vecka före varje styrelsemöte. Styrelsen har också fastställt en instruktion för verkställande direktören och en instruktion för ekonomisk rapportering till styrelsen samt antagit andra särskilda policys. Inom styrelsen finns ett revisionsutskott och ett ersättningsutskott. Utskottsledamöterna utses årligen av styrelsen vid det konstituerande styrelsemötet. Instruktioner till utskottet ingår som en del av styrelsens arbetsordning.

Styrelsens arbete under 2022

Styrelsen har under 2022 haft 11 styrelsemöten, varav ett per capsulam. Enligt arbetsordningen ska styrelsen utöver det konstituerande styrelsemötet sammanträda vid fem tillfällen per år. Därutöver ska styrelsesammanträde hållas när så erfordras. Något av mötena under året förläggs regelbundet till någon av BE Groups operativa enheter. Tabellen redogör för styrelseledamöters närvaro vid styrelsemöten, totalt sex möten före årsstämman och fem möten efter årsstämman. Närvaron vid årets möten har, som framgår av tabellen, varit mycket god.

¹⁾ Carina Andersson avgick ur bolagets styrelse i samband med årsstämman i april 2022
²⁾ Monika Gutén tillträdde i bolagets styrelse i samband med årsstämman i april 2022
³⁾ Ida Strömberg tillträdde i bolagets styrelse i april 2022

Utvärdering av styrelsens arbete

Ordföranden säkerställer att styrelsen och dess arbete utvärderas årligen och att resultatet av utvärderingen förs vidare till valberedningen. Utvärderingen görs av styrelsen själv med hjälp av ett frågeformulär där styrelsearbetet inom en rad områden bedöms. Styrelsens ordförande sammanfattar utvärderingen som används som underlag för en diskussion inom styrelsen avseende utvecklingen av styrelsearbetet. Syftet är att undersöka hur styrelsearbetet kan effektiviseras samt klargöra eventuellt behov av ytterligare kompetens i styrelsen.

Revisionsutskott

Revisionsutskottet förbereder ett antal frågor för styrelsens beslut och stödjer på detta sätt styrelsen i dess arbete att uppfylla sitt ansvar inom områdena revision och internkontroll samt att kvalitetssäkra BE Groups finansiella rapportering. Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen syftar till att ge rimlig säkerhet avseende tillförlitligheten i den externa finansiella rapporteringen i form av årsredovisning och delårsrapporter som publiceras varje år samt att den finansiella rapporteringen upprättas i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och andra krav för noterade bolag. Intern kontroll syftar även till att säkerställa hög kvalitet i den finansiella rapporteringen till företagsledning och styrelse så att beslut fattas på rätt grunder och att uppsatta principer och riktlinjer följs.

Bolagets revisor utformar årligen ett förslag till revisionsplan som presenteras för revisionsutskottet. Utskottet granskar och lämnar synpunkter på planen och därefter föreläggs slutligt förslag till styrelsen för beslut. Arbetet är inriktat mot kvaliteten och riktigheten i den finansiella redovisningen och rapporteringen, arbetet med den interna finansiella kontrollen och koncernens efterlevnad av gällande regelverk. Därutöver har revisionsutskottet återkommande kontakter med koncernens revisor i syfte att skapa ett löpande informationsutbyte samt för att utvärdera revisionsinsatsen. Utskottet fastställer riktlinjer för vilka andra tjänster än revision som BE Group får upphandla av revisorn.

Revisionsutskottet utgörs av Lars Olof Nilsson (ordförande), Petter Stillström och Jörgen Zahlin och uppfyller kraven på redovisnings- eller revisionskompetens. Utskottets arbete regleras av en särskild instruktion som antagits av styrelsen som en del av dess arbetsordning.

Revisionsutskottet har sammanträtt två gånger under 2022. Mötena i revisionsutskottet protokollförs och avrapporteras muntligen vid styrelsemötena.

Ersättningsutskott

I ersättningsutskottets uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. De gällande riktlinjerna finns publicerade på BE Groups hemsida. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Styrelsen ska för varje räkenskapsår upprätta en rapport över utbetald och innestående ersättning som omfattas av ersättningsriktlinjerna. Rapporten överlämnas till årsstämman för godkännande och hålls tillgänglig på BE Groups hemsida senast tre veckor före stämmodatumet. De faktiska avtalade ersättningarna under året redogörs för i not 3 i årsredovisningen.

Ersättningsutskottet ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget. Ersättningsutskottets ledamöter är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i det fall de berörs av frågorna.

Ledamöter av ersättningsutskottet är styrelsens ordförande Jörgen Zahlin och Petter Stillström. Utskottets arbete regleras av en särskild instruktion som antas av styrelsen som en del av styrelsens arbetsordning. Möten i ersättningsutskottet avrapporterats muntligen till styrelsen.

Ersättning till styrelsen

Arvode till var och en av de årsstämmovalda styrelseledamöterna beslutas av årsstämman på förslag av valberedningen. Arbetstagarrepresentanter i styrelsen erhåller inte styrelsearvode. I enlighet med beslut av årsstämman 2022 utbetalas arvode med 460 000 SEK till styrelseordföranden för perioden från årsstämman 2022 till årsstämman 2023. För samma mandatperiod utbetalas till övriga styrelseledamöter 230 000 SEK vardera. Därutöver erhåller ledamöterna i revisionsutskottet arvode om totalt 160 000 SEK, varav 80 000 SEK till ordföranden och 40 000 SEK vardera till övriga två ledamöter.

Bolagsledning

BE Groups koncernledning har under 2022 bestått av verkställande direktör och koncernchef, CFO, VD för Finland samt VD för Sverige. Verkställande direktören leder verksamheten inom de ramar som styrelsen bestämt. BE Groups koncernledning möts löpande under verkställande direktörens ledning för att följa upp verksamheten och diskutera koncernövergripande frågor samt ta fram förslag till strategisk plan, affärsplan och investeringsunderlag som verkställande direktören därefter förelägger styrelsen för beslut. En närmare presentation av koncernledningen finns i årsredovisningen och på bolagets hemsida.

Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Årsstämman för 2020 beslutade om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Dessa riktlinjer omfattar de personer som under den tid riktlinjerna gäller ingår i BE Groups koncernledning. Riktlinjerna ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolagsstämman. De faktiska avtalade ersättningarna under året redogörs för i not 3. Bolaget har under året avvikit från riktlinjerna genom att pensionsavsättningar för VD för BE Group överskridit 30 procent av den fasta årliga kontantlönen. Avvikelsen kommer regleras retroaktivt genom reducerad pensionsavsättning under 2023. En ledande befattningshavare är sedan tidigare ansluten till ITP2-planen, vilket har inneburit att pensionsavsättningarna också för honom har överskridit 30 procent av den fasta årliga kontantlönen. Denna fråga är under översyn och beaktas i samband med revision av ersättningspaket i samråd med ersättningsutskottet.

Riktlinjernas främjande av BE Groups affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet

BE Group är ett handels- och serviceföretag inom stål- och metallbranschen. Kunderna finns framför allt inom bygg- och tillverkningsindustrin i Sverige, Finland och Baltikum, där BE Group är en av marknadens ledande aktörer. Med gedigen kompetens och effektiva processer inom inköp, logistik, och produktion erbjuder BE Group lagerförsäljning, produktionsservice och direktleveranser till kunder utifrån deras specifika behov av stål- och metallprodukter. BE Groups vision är att vara det mest professionella, framgångsrika och respekterade stålservicebolaget på de marknader där bolaget är verksamt. En framgångsrik implementering av BE Groups affärsstrategi och tillvaratagandet av bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, förutsätter att bolaget kan rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare. Målsättningen med BE Groups ersättningspolicy för ledande befattningshavare är därför att erbjuda konkurrenskraftig och marknadsmässig ersättning, så att kompetenta och skickliga medarbetare kan attraheras, motiveras och behållas. Dessa riktlinjer möjliggör att ledande befattningshavare kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning. För ytterligare information om bolagets affärsstrategi, se bolagets hemsida www.begroup.com.

Formerna av ersättning m.m.

Ersättningen ska vara marknadsmässig och får bestå av följande komponenter: fast kontantlön, rörlig kontantersättning, pensionsförmåner och övriga förmåner. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om exempelvis aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar.

Fast kontantlön

Den fasta kontantlönen för ledande befattningshavare i BE Group ska vara individuell och differentierad utifrån individens ansvar och prestationer och ska fastställas årligen.

Rörlig kontantersättning

Den rörliga kontantersättningen ska baseras på förutbestämda, väldefinierade och mätbara finansiella mål för koncernen och relevant affärsområde och får uppgå till högst 50 (50) procent av den sammanlagda fasta kontantlönen under mätperioden för målen. Målen för den rörliga kontantersättningen ska huvudsakligen relatera till koncernens respektive affärsområdes underliggande rörelseresultat, och därutöver kan även individuella mål fastställas. Målen ska vara utformade så att de främjar BE Groups affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, genom att exempelvis ha en koppling till affärsstrategin eller främja den ledande befattningshavarens långsiktiga utveckling inom BE Group. Uppfyllelse av kriterier för utbetalning av rörlig kontantersättning ska kunna mätas under en period om ett år.

Pensionsförmåner

För verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare ska pensionsförmåner vara premiebestämda. Rörlig kontantersättning ska inte vara pensionsgrundande. Pensionspremierna för premiebestämd pension ska uppgå till högst 30 procent av den fasta årliga kontantlönen.

Övriga förmåner

Övriga förmåner får innefatta bl.a. livförsäkring, sjuk- och sjukvårdsförsäkring, bilförmån och bostadsförmån. Sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 10 procent av den fasta årliga kontantlönen.

Utländska anställningsförhållanden

Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får, såvitt avser pensionsförmåner och övriga förmåner, vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt möjligt ska tillgodoses.

Fastställande av utfall för rörlig kontantersättning m.m.

Ersättningsutskottet ska bereda, följa och utvärdera frågor rörande rörlig kontantersättning. När mätperioden för uppfyllelse av målen för utbetalning av rörlig kontantersättning har avslutats ska det fastställas i vilken utsträckning som dessa har uppfyllts. Bedömningar huruvida finansiella mål har uppfyllts ska baseras på fastställt finansiellt underlag för aktuell period. Ersättningar till verkställande direktören beslutas av styrelsen. Ersättningar till övriga befattningshavare beslutas av verkställande direktören efter samråd med ersättningsutskottet.

Rörlig kontantersättning kan utbetalas efter avslutad mätperiod eller vara föremål för uppskjuten utbetalning. Styrelsen ska ha möjlighet att enligt lag eller avtal helt eller delvis återkräva rörlig ersättning som utbetalats på felaktiga grunder.

Anställningstid och upphörande av anställning

Vid uppsägning från bolagets sida får uppsägningstiden vara högst tolv månader. Fast kontantlön under uppsägningstiden och avgångsvederlag får sammantaget inte överstiga ett belopp motsvarande den fasta kontantlönen för tolv månader för verkställande direktören och för övriga ledande befattningshavare. Vid uppsägning från befattningshavarens sida får uppsägningstiden vara högst sex månader, utan rätt till avgångsvederlag.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats. Detta har skett genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna

Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. I utskottets uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess att nya riktlinjer antagits av bolagsstämman. Ersättningsutskottet ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget. Ersättningsutskottets ledamöter är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i det fall de berörs av frågorna.

Frångående av riktlinjerna

Styrelsen får besluta att tillfälligt frångå riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa bolagets ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar beslut om avsteg från riktlinjerna.

Bolagsordningens bestämmelser om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter och ändringar av bolagsordningen

Bolagsordningen saknar bestämmelser om tillsättande och entledigande av styrelseledamöter och ändringar av bolagsordningen. I enlighet med vad som föreskrivs i aktiebolagslagen gäller att styrelseledamöter väljs på bolagsstämma för tiden intill slutet av den första årsstämman som hålls efter den bolagsstämma då ledamoten utsågs och att ändringar i bolagsordningen beslutas av bolagsstämman i enlighet med aktiebolagslagens regler.

Revisorer

Vid årsstämman 2022 omvaldes revisionsbolaget Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB till revisor för en mandattid om ett år. Huvudansvarig revisor har sedan årsstämman 2022 varit auktoriserade revisorn Cecilia Andrén Dorselius.

Revisorn har löpande kontakt med revisionsutskottet och koncernledningen. Revisorn arbetar efter en revisionsplan, i vilken synpunkter inarbetats från styrelsen och har rapporterat sina iakttagelser till styrelsen. Rapportering har skett dels under revisionens gång, dels slutligen i samband med att bokslutskommunikén för år 2022 fastställdes. Revisorn deltar också vid årsstämma och beskriver där revisionsarbetet och gjorda iakttagelser i en revisionsberättelse. Ersättning till revisorerna utgår enligt räkning efter träffad överenskommelse. Information om ersättning under 2022 finns i not 4 i årsredovisningen.

Styrelsens rapport om intern kontroll

Syftet med den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen är att ge en rimlig säkerhet avseende kvaliteten och tillförlitligheten i den externa finansiella rapporteringen och säkerställa att rapporterna är framtagna enligt god redovisningssed, tillämpliga lagar och förordningar samt övriga krav på noterade bolag. För att säkerställa detta har bolaget haft COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) ramverket som utgångspunkt.

Intern kontrollfunktion

Styrelsen och revisionsutskottet följer upp BE Groups bedömning av den interna kontrollen bland annat genom kontakter med BE Groups revisorer. Styrelsen har mot bakgrund av ovanstående valt att inte ha en särskild intern revision. För att testa den interna kontrollmiljön görs bland annat en självutvärdering utifrån ett koncerngemensamt kontrollramverk. Koncernens CFO rapporterar av resultatet av de tester som utförs av den interna kontrollen till revisionsutskottet. BE Groups internkontroll avseende den finansiella rapporteringen omfattar fem huvudaktiviteter: skapande av en kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.

Kontrollmiljö

BE Group har en enkel juridisk och operativ struktur med utarbetade styr- och internkontrollsystem. Organisationen kan därmed snabbt agera på förändringar i omvärlden. Operativa beslut fattas på bolags- eller affärsområdesnivå, medan beslut om strategi, inriktning, förvärv och övergripande finansiella frågor fattas av BE Groups styrelse och koncernledning. Den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen inom BE Group är utformad för att fungera i denna organisation. Styrelsens arbetsordning samt de instruktioner styrelsen upprättat för verkställande direktörens och styrelseutskottens arbete definierar tydligt fördelningen av ansvar och befogenheter i syfte att säkerställa effektiv hantering av risker i affärsverksamheten. Styrelsen har inrättat ett revisionsutskott för att granska de instruktioner och rutiner som används i den finansiella rapporteringsprocessen såväl som redovisningsprinciper och förändringar av dessa. Koncernledningen rapporterar enligt fastlagda rutiner månatligen till styrelsen. Interna styrinstrument för den finansiella rapporteringen utgörs framför allt av koncernens finansmanual som definierar redovisnings-​ och rapporteringsregler.

Bolaget har en visselblåsarpolicy som innebär att alla anställda har möjlighet att anonymt rapportera om de upptäcker oegentligheter eller olagliga ageranden som berör för BE Group vitala intressen eller enskilda personers liv och hälsa. Policyn gäller för oegentligheter begångna av personer i ledande befattningar eller andra nyckelpersoner inom företaget.

Riskbedömning

Riskbedömningen utgår från en riskgenomgång som uppdateras årligen och avrapporteras till revisionsutskottet. Baserat på resultatet av denna genomgång sätts fokus för arbetet med internkontroll framåt.

Kontrollaktiviteter

De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras via bolagets kontrollaktiviteter, som exempelvis behörighetskontroller i IT-system och attestkontroller. Detaljerade ekonomiska analyser av resultat med uppföljning mot affärsplaner och prognoser kompletterar de verksamhetsspecifika kontrollerna och ger en övergripande bedömning av rapporteringens kvalitet.

Information och kommunikation

Koncernen har informations- och kommunikationsvägar som syftar till att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen. Policys, manualer och arbetsbeskrivningar finns tillgängliga på bolagets intranät och/eller i tryckt form.

Information, både extern och intern, styrs genom en informationspolicy samt en insiderpolicy med riktlinjer. Här behandlas ansvar, rutiner och regler. Dessa utvärderas kontinuerligt för att säkerställa att information till aktiemarknaden håller hög kvalitet och är i enlighet med gällande börsregler. Finansiell information som kvartalsrapporter, årsredovisningar och väsentliga händelser publiceras genom pressreleaser samt på hemsidan. Internt är intranätet den huvudsakliga informationskällan. Redovisningsmanualer och instruktioner för finansiell rapportering finns tillgängliga på intranätet.

Lagstadgad hållbarhetsrapport

BE Group har upprättat en hållbarhetsredovisning i enlighet med kraven i Årsredovisningslagen. Koncernens hållbarhetsredovisning innefattar sidorna 10-17, upplysningar enligt EU:s taxonomiförordning på sidorna 18-20, avsnittet om risker och riskhantering på sidorna 7-9 samt affärsmodellen på sida 5.

Uppföljning

Styrelsen och revisionsutskottet granskar alla externa finansiella rapporter innan de formellt godkänns av styrelsen. Revisionsutskottet får löpande avrapportering från revisorerna om den interna kontrollen och följer upp väsentliga frågor. Styrelsen får månatligen en skriftlig rapport som behandlar försäljning, operativt resultat, marknadsutveckling samt annan väsentlig information om verksamheten och har även genomgång av aktuella finansiella rapporter som en stående punkt på alla sammanträden. Koncernledningen analyserar månadsvis den finansiella utvecklingen inom koncernens affärsområden. Generellt på alla nivåer i organisationen sker löpande uppföljning genom jämförelser mot föregående år, budget och planer samt genom utvärdering av nyckeltal.